Hierfür wird in MiaPlan einfach die Frage

Soll die aktuelle Planung in den neuen Planungszeitraum übernommen werden?

Mit Ja beantworten. Dabei ist es ganz wichtig als allererstes den neuen Plan unter „Speichern als“ zu sichern. Dann wird direkt der aktuelle Monat als Dateiname vorgeschlagen (z.B. „Einsatzplan 2023-04-01“), sodass man diesen schnell wiederfindet. Nun sollte im Reiter „Allgemein“ der Planungszeitraum geändert werden. Beginn und Ende werden festgelegt. Auch wenn sich nun der Kalender in der Plantafel ändert, werden die Einsatzzeiten der Mitarbeiter vom Vormonat übernommen. Dies spart viel manuelle Planungsarbeit, wenn man einige Tage genau so besetzen möchte wie im Vormonat.

An dieser Stelle bietet es sich auch an, die Geschäftszeiten zu ändern, falls nötig. Dies ist später zwar auch noch möglich, hat aber zur Folge, dass der bereits erstellte Plan in diesem Fall nicht übernommen werden kann. Stehen also beispielsweise Meetings, innerbetriebliche Weiterbildungen, Inventuren oder sonstige außerplanmäßige Veranstaltungen oder Termine an, können die Zeiten, in denen Dienste besetzt werden sollen, über die Geschäftszeiten je nach Wochentag verändert werden.

Sind die Eckdaten im Reiter „Allgemein“ festgelegt, klickt man einfach auf Einstellungen „Übernehmen“ und begibt sich dann zum Planungszeitraum.

Nun ist es sinnvoll, sich noch einmal einen kurzen Überblick zu verschaffen, ob

1. Man auch wirklich im richtigen Monat (und Bundesland) ist
2. Alle Mitarbeiter eingetragen sind oder sich die Mitarbeitersituation verändert hat
3. Die gesetzten Geschäftszeiten korrekt sind (überflüssige nicht zu besetzende Zeiten eventuell unter dem Reiter „Vorgaben“ mit „A“ für „Ausgeschlossen“ kennzeichnen).

• Ich benötige mehr oder weniger MitarbeiterInnen als üblich.
• Von den MitarbeiterInnen A, B und C kann nur MitarbeiterIn B eine Bestellung / Disposition tätigen.
• MitarbeiterIn A ist alleinerziehend, hat ein schulpflichtiges Kind und kann deshalb nur vormittags arbeiten.
• Mit MitarbeiterIn C ist durch Teilzeitregelung vereinbart, dass er / sie am Donnerstag frei hat.

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So werden allzu häufig private Daten erfasst, wie z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift und manchmal sogar weitere Daten wie die eigene Telefonnummer und die Berufsbezeichnung. Ohne Angaben dieser Daten ist die Nutzung des Internet-Dienstes dann schlicht nicht möglich oder verstößt gegen die Allgemeinen Geschäftsbedungungen des jeweiligen Dienstes. Denn diese regeln oft, dass diese Angaben Pflichtangaben sind und der Nutzer somit keine andere Wahl hat, sofern er oder sie den Dienst nutzen will. Ein prominentes Beispiel dafür ist die Auseinandersetzung zwischen Facebook (Meta) und zwei seiner Nutzer mit sehr plausiblem Interesse an pseudonymer Nutzung.

Datensilos

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Die so gesammelten Daten werden dann üblicherweise auf einem oder mehreren Servern gespeichert, wobei der Nutzer meist nicht weiß, wo sich diese befinden. Möchte man seine Daten wieder löschen lassen, zum Beispiel weil man den Dienst nicht weiter nutzt, ist dies zwar möglich, wird aber in der Praxis fast nie in Anspruch genommen. Dies führt dazu, dass die einmal gesammelten Daten für alle Ewigkeit in für den Nutzer intransparenten Datensilos versickern. Kommt es dann durch Hacker zu einem Einbruch auf einem dieser Server, landen die Nutzerdaten zum Verkauf in Untergrundforen.

Aus den leicht zu durchschauenden Spam-E-Mails, die Berndt sonst bekommt werden plötzlich Spear-Phishing Mails, die Berndts persönliche Daten nutzen, um ihn gezielt in eine Falle zu locken. Solche Mails enthalten dann jene geheime Details, welche durch den Hackerangriff gewonnen wurden, und die sonst nur seine Freunde und Bekannte kennen. Deshalb ist die Erfolgswahrscheinlichkeit, also die Chance, dass Berndt auf die Mail hereinfällt, deutlich größer als bei einer normalen Spam-E-Mail.

Selbst wenn Berndt mit seiner Löschanfrage scheinbar erfolgreich war, wie will er prüfen, ob die Löschung wirklich stattgefunden hat? Bei der Komplexität großer Firmen-IT-Systeme ist es manchmal fraglich, ob eine „Löschung“ im eigentlichen Sinn überhaupt vorgesehen ist. Oder ob einfach ein neuer Datensatz „gelöscht“ angehängt wird, der die persönlichen Daten auf der Webseite bei Bedarf ausblendet. Für Berndt sähe von außen alles in Ordnung aus. In Wahrheit sind die Datensätze aber weiter vorhanden und damit potentiell gefährdet.

Prinzip der Datensparsamkeit für eine datenschutzfreundliche Dienstplanung

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Es wäre also besser, erst gar keine persönlichen Daten zu erheben. Wo keine Daten gespeichert werden, können diese auch nicht abhanden kommen. Das Dienstplanungs-Tool MiaPlan folgt dem Prinzip der Datensparsamkeit und versucht, so wenig persönliche Daten wie möglich zu erheben. Es werden nur solche Informationen abgefragt, welche zum Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich sind: Ein beliebiger Benutzername und ein Passwort.

Auch eine E-Mail-Adresse wird nicht erhoben, alle Informationen werden innerhalb von MiaPlan selbst vermittelt. Außerdem verzichtet MiaPlan auf der Homepage bewusst auf jegliche externen Tracker, Cookies und Analysedienste, die sonst üblicherweise eingesetzt werden, um Nutzer auch auf anderen Webseiten zu folgen.

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Um einen Personalplan automatisch berechnen zu lassen, müssen zwei Dinge im Vorhinein feststehen:

1. Wie viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen

2. Wie viele Stunden diese pro Tag bzw. pro Monat arbeiten.

Planung auf Knopfdruck berechnen lassen

Allein mit diesen Informationen kann der automatische Schichtplan auf Knopfdruck erstellt werden und dies bietet sich auch an. Denn wenn ein erster Vorschlag für den Plan schon vorliegt, ist es deutlich leichter weitere Dinge wie Urlaube, höhere Personalbedarfe an bestimmten Tagen oder freie Tage für einzelne Mitarbeiter einzupflegen.

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Natürlich kann es sein, dass sich bei der nachträglichen Ergänzung von Urlauben usw. die Einsatzzeiten grundlegend verändern. Aber im Gegensatz zur manuellen Planung, wo dann mühsam der gesamte Plan umgeschrieben werden müsste, ist der neue Plan bei der automatischen Berechnung nur einen Klick entfernt. Damit unterscheidet sich diese Art der Planung grundsätzlich von der Planung mit Microsoft Excel. Der Planer kann so ohne großen Aufwand verschiedene Plan-Varianten testen, wieder verwerfen und neu evaluieren. Wie gut ein Plan momentan ist, lässt sich anhand der Statistik ermitteln, so ist hier z.B. ein einfacher Vergleich der Soll-und Ist-Arbeitsstunden möglich. Darüber hinaus stehen aber auch weitere Gütekriterien zur Verfügung.

Von der Zahl der Arbeitsstunden zum fertigen Schichtplan

Zunächst muss der Bruttopersonalbedarf für den zukünftigen Planungszeitraum berechnet werden. Nachdem die Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag und pro Monat festgesetzt ist, kann der Planungs-Algorithmus diese Anforderungen in konkrete Arbeitszeiten umsetzen. Dabei ist es oft wünschenswert, wenn die festgelegte Stundenzahl für einen Tag nicht exakt, sondern mit einer gewissen Toleranz eingehalten wird. So kann es z.B. sinnvoll sein an einem Tag, an dem die Warenlieferung kommt die Vorgabe von 6 Arbeitsstunden pro Tag für einen Mitarbeiter zu überschreiten, damit die Ware schnell ausgepackt und verräumt werden kann. Haben alle Artikel ihren Platz gefunden, kann der Mitarbeiter am nächsten Tag vielleicht eher nach Hause gehen. Diese Toleranz wird durch minimale und maximale Arbeitszeiten ermöglicht.

Der Algorithmus versucht dann, die festgelegten Arbeitszeiten pro Tag exakt einzuhalten. Aber wenn es aus bestimmten Gründen sinnvoll ist, davon abzuweichen dann geschieht dies im Rahmen des Maximum-bzw. Minimum-Wertes. Dies geschieht auch dann, wenn eine konkrete Mitarbeiter-Arbeitszeit an einem Tag nicht durch den Algorithmus, sondern vom Planer selbst manuell verbindlich festgelegt wird. So könnte es nötig sein, dass der Mitarbeiter am Dienstag von 9 – 16 Uhr = 7 Stunden verbindlich erscheint, obwohl er regelmäßig nur 6 Stunden pro Tag arbeitet. Solange die Toleranz pro Tag dabei eingehalten wird, ist die Planung zulässig. Diese Toleranzen gelten analog für die Arbeitszeit pro Monat bzw. den gewünschten Planungszeitraum.

Weiche und harte Bedingungen

Harte Bedingungen werden vom Planungs-Algorithmus zwingend erfüllt. Widersprechen sich zwei harte Bedingungen logisch, ist der Plan vom Algorithmus nicht planbar. Zu den harten Bedingungen zählen etwa die Anzahl der zu planenden Mitarbeiter oder die Geschäftszeiten. Weiche Bedingungen hingegen werden vom Algorithmus zwar meist erfüllt, allerdings kann davon abgewichen werden, wie bei der Toleranz der Arbeitszeiten (siehe oben). Allerdings erhält der Algorithmus eine Belohnung dafür, wenn weiche Bedingungen eingehalten werden. Diese Belohnung ist um so größer, je näher die gefundene Lösung an der vorgegebenen Bedingung liegt.

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Laufzeit und Score

Nachdem der Algorithmus gestartet wurde, versucht dieser zunächst eine gültige Lösung zu finden, also einen Plan, der alle harten Bedingungen erfüllt. Ausgehend davon werden dann schrittweise immer bessere Lösungen gesucht, die auch die weichen Bedingungen immer besser erfüllen. Die Dauer, bis ein optimaler Plan gefunden ist, ist abhängig von der Komplexität des Plans, also z.B. der Länge des Planungszeitraumes und der Anzahl der Mitarbeiter. Für die meisten Personaleinsatzpläne mit einstelliger Mitarbeiterzahl und einmonatigem Planungszeitraum lässt sich eine sehr gute Lösung innerhalb einer Minute finden. Das Schichtplanungs-Tool MiaPlan zeigt während der laufenden automatischen Planung den aktuellen Score an: Je größer der Score, desto besser die aktuelle Planungslösung.

Feinjustierung: Urlaube, Krankheit, Wünsche

Jeder Plan ist individuell – Niemand hat immer zum gleichen Zeitpunkt Urlaub. Außerdem wollen bestimmte Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Deshalb muss der Planungs-Algorithmus in der Lage sein, dynamisch auf verschiedene Gegebenheiten zu reagieren. Dies geschieht über die Festlegung von Vorgaben direkt im Plan.

Einige Vorgaben sind hart – Urlaube, Feiertage und Lehrgänge gehören dazu. Andere sind weich: Die Vorgabe „Wunsch“ sorgt dafür, dass der Planungs-Algorithmus für die Einhaltung des Wunsches des Mitarbeiters in dieser Zeit arbeiten zu wollen, belohnt wird. Nachdem die automatische Planung abgeschlossen ist, kann diese bei Bedarf händisch nachbearbeitet werden, sodass der Planer zu jeder Zeit die volle Kontrolle behält.

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Hartgesottene erstellen ihren Dienstplan natürlich mit Papier und Bleistift. Bei 6 Mitarbeitern, 4,35 Wochen pro Monat und 6 Arbeitsstunden pro Tag ergeben sich knapp zehntausend Beistiftkreuze im Jahr, die für jede Arbeitsstunde zu setzen sind. Aber halt! Wir können das optimieren, indem wir Balken statt Kreuze malen, oder?

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Oder wir setzen eine Software ein, deren Aufgabe es ist, uns diese Arbeit abzunehmen. MiaPlan erstellt einen Plan direkt nach der Eingabe

1. des Bundeslandes (um Feiertage auszufüllen)
2. des Planungszeitraums
3. der Mitarbeiter und
4. der Geschäftszeiten.

Automatische Planung statt Dienstplanung mit Excel

Auf Knopfdruck werden automatisch per Planungsalgorithmus die konkreten Arbeitszeiten der Mitarbeiter generiert und in den Plan gefüllt. Diese können dann bei Bedarf angepasst werden. Wer manuell planen möchte, kann dies natürlich tun. MiaPlan benötigt dafür kein starres Schicht-System, das vorher festgelegt werden müsste. Sondern die Arbeitszeiten sind flexibel halb-stündlich in der Plantafel planbar. Urlaub, Krankheit und Lehrgänge werden dabei genau so gehandhabt, wie die reguläre Arbeitszeit.

Super, noch eine Software, die meinen Dienstrechner zumüllt? In diesem Fall nicht, MiaPlan läuft ausschließlich im Web-Browser und ist damit oft auch für sehr strikte Unternehmensrichtlinien zulässig. Mal schnell den Dienstplan auf dem Tablet checken stellt also technisch kein Problem dar. Sämtliche Kommunikation vom Browser zum Server und zurück wird dabei verschlüsselt (HTTPS, das ist technischer Standard) und Nutzerdaten können mit dem Nutzerpasswort verschlüsselt werden, sodass auch der Server-Betreiber diese nicht einsehen kann (das ist eher kein Standard).

Wenn der Plan fertig ist, stellt sich die Frage: Wie gut ist er?

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Die Güte-Kriterien des Plans sind über die Statistik einsehbar. Hier können die Soll-Arbeitsstunden mit den Ist-Stunden verglichen werden, Urlaub und freie Tage, also Tage an denen der Mitarbeiter nicht kommen soll, abgeglichen werden. Falls am Wochenende gearbeitet wird, steht unter „WE (T)“ die Anzahl der Wochenend-Tage an denen ein Mitarbeiter arbeitet.

Verteilen und Archivieren des Plans

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Der Plan ist fertig und entspricht unseren Ansprüchen. Wie kommt er zu den Mitarbeitern? In MiaPlan wird er als PDF-Datei exportiert und auf den Dienstrechner heruntergeladen. Von hier aus kann er abgespeichert, per E-Mail versendet, ausgedruckt und verteilt werden. Der Kopf des Dokuments enthält eine Signatur, die den Plan eindeutig identifiziert. Sollen besondere Informationen im Plan ergänzt werden, stehen dafür verschiedene Kommentarfelder bereit.

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