Man kann den Dienstplan des Personals eines Unternehmens mit Microsoft Excel erstellen. Vorlagen dafür sind reichlich vorhanden, zumindest nachdem man über die Lockangebote ohne Download-Link hinweg geklickt hat. Und auch an unterschiedlichen Varianten mangelt es nicht. Aber man kann die Dienstplanung auch einfacher erstellen als mit Excel. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Artikel.Was jedoch bei der Erstellung der Pläne von Woche zu Woche, von Monat zu Monat früher oder später zum Problem wird ist die Menge an Copy-Paste-Arbeit, die dabei zu leisten ist. Mitarbeiternamen1Bei allen männlichen Wortformen sind immer auch die weiblichen mit gemeint wollen in jeden neuen Tag geklont werden. Je nach Vorlage muss das Datum der Tage korrekt gesetzt werden. Wie viele Tage hatte der Februar nochmal? War schon wieder Schaltjahr? Der Spaß hat schnell ein Ende, spätestens wenn man versucht, auch die Feiertage über den Plan zu verteilen.
Hartgesottene erstellen ihren Dienstplan natürlich mit Papier und Bleistift. Bei 6 Mitarbeitern, 4,35 Wochen pro Monat und 6 Arbeitsstunden pro Tag ergeben sich knapp zehntausend Beistiftkreuze im Jahr, die für jede Arbeitsstunde zu setzen sind. Aber halt! Wir können das optimieren, indem wir Balken statt Kreuze malen, oder?
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Oder wir setzen eine Software ein, deren Aufgabe es ist, uns diese Arbeit abzunehmen. MiaPlan erstellt einen Plan direkt nach der Eingabe
- des Bundeslandes (um Feiertage auszufüllen)
- des Planungszeitraums
- der Mitarbeiter und
- der Geschäftszeiten.
Automatische Planung statt Dienstplanung mit Excel
Auf Knopfdruck werden automatisch per Planungsalgorithmus die konkreten Arbeitszeiten der Mitarbeiter generiert und in den Plan gefüllt. Diese können dann bei Bedarf angepasst werden. Wer manuell planen möchte, kann dies natürlich tun. MiaPlan benötigt dafür kein starres Schicht-System, das vorher festgelegt werden müsste. Sondern die Arbeitszeiten sind flexibel halb-stündlich in der Plantafel planbar. Urlaub, Krankheit und Lehrgänge werden dabei genau so gehandhabt, wie die reguläre Arbeitszeit.
Super, noch eine Software, die meinen Dienstrechner zumüllt? In diesem Fall nicht, MiaPlan läuft ausschließlich im Web-Browser und ist damit oft auch für sehr strikte Unternehmensrichtlinien zulässig. Mal schnell den Dienstplan auf dem Tablet checken stellt also technisch kein Problem dar. Sämtliche Kommunikation vom Browser zum Server und zurück wird dabei verschlüsselt (HTTPS, das ist technischer Standard) und Nutzerdaten können mit dem Nutzerpasswort verschlüsselt werden, sodass auch der Server-Betreiber diese nicht einsehen kann (das ist eher kein Standard).
Wenn der Plan fertig ist, stellt sich die Frage: Wie gut ist er?
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Die Güte-Kriterien des Plans sind über die Statistik einsehbar. Hier können die Soll-Arbeitsstunden mit den Ist-Stunden verglichen werden, Urlaub und freie Tage, also Tage an denen der Mitarbeiter nicht kommen soll, abgeglichen werden. Falls am Wochenende gearbeitet wird, steht unter „WE (T)“ die Anzahl der Wochenend-Tage an denen ein Mitarbeiter arbeitet.
Verteilen und Archivieren des Plans
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Der Plan ist fertig und entspricht unseren Ansprüchen. Wie kommt er zu den Mitarbeitern? In MiaPlan wird er als PDF-Datei exportiert und auf den Dienstrechner heruntergeladen. Von hier aus kann er abgespeichert, per E-Mail versendet, ausgedruckt und verteilt werden. Der Kopf des Dokuments enthält eine Signatur, die den Plan eindeutig identifiziert. Sollen besondere Informationen im Plan ergänzt werden, stehen dafür verschiedene Kommentarfelder bereit.