Um einen Personalplan automatisch berechnen zu lassen, müssen zwei Dinge im Vorhinein feststehen:

1. Wie viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen

2. Wie viele Stunden diese pro Tag bzw. pro Monat arbeiten.

Planung auf Knopfdruck berechnen lassen

Allein mit diesen Informationen kann der automatische Schichtplan auf Knopfdruck erstellt werden und dies bietet sich auch an. Denn wenn ein erster Vorschlag für den Plan schon vorliegt, ist es deutlich leichter weitere Dinge wie Urlaube, höhere Personalbedarfe an bestimmten Tagen oder freie Tage für einzelne Mitarbeiter einzupflegen.

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Natürlich kann es sein, dass sich bei der nachträglichen Ergänzung von Urlauben usw. die Einsatzzeiten grundlegend verändern. Aber im Gegensatz zur manuellen Planung, wo dann mühsam der gesamte Plan umgeschrieben werden müsste, ist der neue Plan bei der automatischen Berechnung nur einen Klick entfernt. Damit unterscheidet sich diese Art der Planung grundsätzlich von der Planung mit Microsoft Excel. Der Planer kann so ohne großen Aufwand verschiedene Plan-Varianten testen, wieder verwerfen und neu evaluieren. Wie gut ein Plan momentan ist, lässt sich anhand der Statistik ermitteln, so ist hier z.B. ein einfacher Vergleich der Soll-und Ist-Arbeitsstunden möglich. Darüber hinaus stehen aber auch weitere Gütekriterien zur Verfügung.

Von der Zahl der Arbeitsstunden zum fertigen Schichtplan

Zunächst muss der Bruttopersonalbedarf für den zukünftigen Planungszeitraum berechnet werden. Nachdem die Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag und pro Monat festgesetzt ist, kann der Planungs-Algorithmus diese Anforderungen in konkrete Arbeitszeiten umsetzen. Dabei ist es oft wünschenswert, wenn die festgelegte Stundenzahl für einen Tag nicht exakt, sondern mit einer gewissen Toleranz eingehalten wird. So kann es z.B. sinnvoll sein an einem Tag, an dem die Warenlieferung kommt die Vorgabe von 6 Arbeitsstunden pro Tag für einen Mitarbeiter zu überschreiten, damit die Ware schnell ausgepackt und verräumt werden kann. Haben alle Artikel ihren Platz gefunden, kann der Mitarbeiter am nächsten Tag vielleicht eher nach Hause gehen. Diese Toleranz wird durch minimale und maximale Arbeitszeiten ermöglicht.

Der Algorithmus versucht dann, die festgelegten Arbeitszeiten pro Tag exakt einzuhalten. Aber wenn es aus bestimmten Gründen sinnvoll ist, davon abzuweichen dann geschieht dies im Rahmen des Maximum-bzw. Minimum-Wertes. Dies geschieht auch dann, wenn eine konkrete Mitarbeiter-Arbeitszeit an einem Tag nicht durch den Algorithmus, sondern vom Planer selbst manuell verbindlich festgelegt wird. So könnte es nötig sein, dass der Mitarbeiter am Dienstag von 9 – 16 Uhr = 7 Stunden verbindlich erscheint, obwohl er regelmäßig nur 6 Stunden pro Tag arbeitet. Solange die Toleranz pro Tag dabei eingehalten wird, ist die Planung zulässig. Diese Toleranzen gelten analog für die Arbeitszeit pro Monat bzw. den gewünschten Planungszeitraum.

Weiche und harte Bedingungen

Harte Bedingungen werden vom Planungs-Algorithmus zwingend erfüllt. Widersprechen sich zwei harte Bedingungen logisch, ist der Plan vom Algorithmus nicht planbar. Zu den harten Bedingungen zählen etwa die Anzahl der zu planenden Mitarbeiter oder die Geschäftszeiten. Weiche Bedingungen hingegen werden vom Algorithmus zwar meist erfüllt, allerdings kann davon abgewichen werden, wie bei der Toleranz der Arbeitszeiten (siehe oben). Allerdings erhält der Algorithmus eine Belohnung dafür, wenn weiche Bedingungen eingehalten werden. Diese Belohnung ist um so größer, je näher die gefundene Lösung an der vorgegebenen Bedingung liegt.

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Laufzeit und Score

Nachdem der Algorithmus gestartet wurde, versucht dieser zunächst eine gültige Lösung zu finden, also einen Plan, der alle harten Bedingungen erfüllt. Ausgehend davon werden dann schrittweise immer bessere Lösungen gesucht, die auch die weichen Bedingungen immer besser erfüllen. Die Dauer, bis ein optimaler Plan gefunden ist, ist abhängig von der Komplexität des Plans, also z.B. der Länge des Planungszeitraumes und der Anzahl der Mitarbeiter. Für die meisten Personaleinsatzpläne mit einstelliger Mitarbeiterzahl und einmonatigem Planungszeitraum lässt sich eine sehr gute Lösung innerhalb einer Minute finden. Das Schichtplanungs-Tool MiaPlan zeigt während der laufenden automatischen Planung den aktuellen Score an: Je größer der Score, desto besser die aktuelle Planungslösung.

Feinjustierung: Urlaube, Krankheit, Wünsche

Jeder Plan ist individuell – Niemand hat immer zum gleichen Zeitpunkt Urlaub. Außerdem wollen bestimmte Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Deshalb muss der Planungs-Algorithmus in der Lage sein, dynamisch auf verschiedene Gegebenheiten zu reagieren. Dies geschieht über die Festlegung von Vorgaben direkt im Plan.

Einige Vorgaben sind hart – Urlaube, Feiertage und Lehrgänge gehören dazu. Andere sind weich: Die Vorgabe „Wunsch“ sorgt dafür, dass der Planungs-Algorithmus für die Einhaltung des Wunsches des Mitarbeiters in dieser Zeit arbeiten zu wollen, belohnt wird. Nachdem die automatische Planung abgeschlossen ist, kann diese bei Bedarf händisch nachbearbeitet werden, sodass der Planer zu jeder Zeit die volle Kontrolle behält.

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Hartgesottene erstellen ihren Dienstplan natürlich mit Papier und Bleistift. Bei 6 Mitarbeitern, 4,35 Wochen pro Monat und 6 Arbeitsstunden pro Tag ergeben sich knapp zehntausend Beistiftkreuze im Jahr, die für jede Arbeitsstunde zu setzen sind. Aber halt! Wir können das optimieren, indem wir Balken statt Kreuze malen, oder?

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Oder wir setzen eine Software ein, deren Aufgabe es ist, uns diese Arbeit abzunehmen. MiaPlan erstellt einen Plan direkt nach der Eingabe

1. des Bundeslandes (um Feiertage auszufüllen)
2. des Planungszeitraums
3. der Mitarbeiter und
4. der Geschäftszeiten.

Automatische Planung statt Dienstplanung mit Excel

Auf Knopfdruck werden automatisch per Planungsalgorithmus die konkreten Arbeitszeiten der Mitarbeiter generiert und in den Plan gefüllt. Diese können dann bei Bedarf angepasst werden. Wer manuell planen möchte, kann dies natürlich tun. MiaPlan benötigt dafür kein starres Schicht-System, das vorher festgelegt werden müsste. Sondern die Arbeitszeiten sind flexibel halb-stündlich in der Plantafel planbar. Urlaub, Krankheit und Lehrgänge werden dabei genau so gehandhabt, wie die reguläre Arbeitszeit.

Super, noch eine Software, die meinen Dienstrechner zumüllt? In diesem Fall nicht, MiaPlan läuft ausschließlich im Web-Browser und ist damit oft auch für sehr strikte Unternehmensrichtlinien zulässig. Mal schnell den Dienstplan auf dem Tablet checken stellt also technisch kein Problem dar. Sämtliche Kommunikation vom Browser zum Server und zurück wird dabei verschlüsselt (HTTPS, das ist technischer Standard) und Nutzerdaten können mit dem Nutzerpasswort verschlüsselt werden, sodass auch der Server-Betreiber diese nicht einsehen kann (das ist eher kein Standard).

Wenn der Plan fertig ist, stellt sich die Frage: Wie gut ist er?

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Die Güte-Kriterien des Plans sind über die Statistik einsehbar. Hier können die Soll-Arbeitsstunden mit den Ist-Stunden verglichen werden, Urlaub und freie Tage, also Tage an denen der Mitarbeiter nicht kommen soll, abgeglichen werden. Falls am Wochenende gearbeitet wird, steht unter „WE (T)“ die Anzahl der Wochenend-Tage an denen ein Mitarbeiter arbeitet.

Verteilen und Archivieren des Plans

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Der Plan ist fertig und entspricht unseren Ansprüchen. Wie kommt er zu den Mitarbeitern? In MiaPlan wird er als PDF-Datei exportiert und auf den Dienstrechner heruntergeladen. Von hier aus kann er abgespeichert, per E-Mail versendet, ausgedruckt und verteilt werden. Der Kopf des Dokuments enthält eine Signatur, die den Plan eindeutig identifiziert. Sollen besondere Informationen im Plan ergänzt werden, stehen dafür verschiedene Kommentarfelder bereit.

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