• Der Planungszeitraum
• Das Bundesland
• Die Geschäftszeiten
• Die Schichten
• Die Namen der Mitarbeiter und deren Arbeitsstunden

Alle Eigenschaften sind an eine Plandatei gebunden (siehe Speichern und Laden von Plandateien). Eine Ausnahme bilden die Schichten, welche global gemeinsam mit den Einstellungen gespeichert werden.

Bedienungshilfe

In MiaPlan selbst kann eine Kurzeinführung über das obere Hilfe-Menü unter „Kurzeinführung öffnen…“ gestartet werden.

Planungszeitraum

Im Bereich „Planungszeitraum“ wird ausgewählt, welchen Zeitraum der Personaleinsatzplan umfasst. Als Standard wird immer der gesamte nächste Monat voreingestellt.

Bundesland

Im Bereich „Bundesland“ wird das Bundesland ausgewählt, in dem der Plan gelten soll. MiaPlan wird damit automatisch Feiertage vorbelegen.

Geschäftszeiten

Im Bereich „Geschäftszeiten“ wird der tägliche Beginn und das Ende der Arbeitszeit festgelegt. Nachtschichten können geplant werden, indem ein Werktag z.B. von 00:00 Uhr bis 00:00 Uhr eingestellt wird. Allerdings erfordert eine Nachtschicht, dass es mindestens einen Tag gibt, der um 0:00 Uhr endet und am darauf folgenden Tag um 0:00 Uhr beginnt. Geschäftszeiten werden zusammen mit dem Plan gespeichert.

Schichten

Im Bereich „Schichten“ können bis zu 50 Schichten definiert werden. Nachtschichten setzen Sie z.B. von 22:00 Uhr bis 6:00 Uhr. Die Schichten erscheinen im oberen Bereich der Plantafel. Diese können per Drag&Drop auf die Plantafel gezogen werden, um die jeweilige Schicht für einen Mitarbeiter festzusetzen. Für jede Schicht kann eine Farbe und eine Vorgabe festgelegt werden. Schichten werden unabhängig vom Plan in einer globale Einstellungsdatei gespeichert.

Mitarbeiter

Im Bereich „Mitarbeiter“ werden neue Mitarbeiter zum Plan hinzugefügt und entfernt. Außerdem können die Arbeitsstunden der Mitarbeiter verändert werden.

Spalten „h / Mo, h / Di, …“

Reguläre Arbeitszeit pro Wochentag (Nur relevant für die Automatische Planung). Gilt nur, wenn der Mitarbeiter auch tatsächlich anwesend ist und nicht beispielsweise Urlaub hat. Falls die Option „Gesetzliche Pausenzeiten“ in den Einstellungen aktiviert ist, wird automatisch die entsprechende Pausenzeit zur Arbeitszeit addiert, wenn die gesetzliche Pausenzeitregelung dies erfordert.

Spalten „- +“

Minimale bzw. maximale Arbeitszeit pro Wochentag (Nur relevant für die Automatische Planung). Für die minimale Arbeitszeit gilt: Dies ist die minimale Anzahl Stunden kontinuierlicher Arbeit (falls kein freier Tag). Sie gilt für jede Schicht falls „Max.DS / Pl.“ größer als Null ist.. Falls die Option „Gesetzliche Pausenzeiten“ in den Einstellungen aktiviert ist, wird automatisch die entsprechende Pausenzeit zur Arbeitszeit addiert, wenn die gesetzliche Pausenzeitregelung dies erfordert.

Spalte „h / Woche“

Arbeitsstunden pro Woche. Wird für die Berechnung der Arbeitsstunden im Planungszeitraum verwendet. Falls in der Spalte „Methode“ „Manuell“ eingestellt ist, werden die Arbeitsstunden pro Woche nach folgender Formel berechnet:

(Arbeitsstunden pro Woche) = (Stunden im Planungszeitraum) / Wochenfaktor

Spalte „Methode“

Berechnungsmethode für die Stunden im Planungszeitraum. Legt fest, welche Methode zur Berechnung der Stunden im Planungszeitraum herangezogen wird. Für Details siehe Berechnungsmethode.

Spalte „Stunden im Planungszeitr.“

Arbeitsstunden im Planungszeitraum. Diese sind relevant für die anzurechnenden Stunden bei Urlaub, Feiertag oder Krankheit. Außerdem relevant für die Automatische Planung, wobei der Planungsalgorithmus versucht, die Arbeitsstunden im Planungszeitraum einzuhalten. Falls die Option „Gesetzliche Pausenzeiten“ in den Einstellungen aktiviert ist, werden automatisch alle täglichen Pausenzeiten zur Arbeitszeit addiert, wenn die gesetzliche Pausenzeitregelung dies erfordert. Zur Berechnung der Pausenlänge werden die regulären Arbeitszeiten pro Tag (z.B. H / Mo) herangezogen).

Spalte „Zeitfaktor“

Der Zeitfaktor legt fest, wie viele Stunden dem Mitarbeiter bei Urlaub oder Feiertag anzurechnen sind. Die Voreinstellung legt Folgendes fest:

Zeitfaktor = Wochenstunden / (Anzahl der Arbeitstage pro Woche)

Spalte „Max. DS / Pl.“

Maximale Anzahl von Doppelschichten im Planungszeitraum (Nur relevant für die Automatische Planung). Wird hier ein Wert größer Null gewählt, kann die Automatische Planung diesen Mitarbeiter an beliebigen Tagen innerhalb des Plaungszeitraumes für Doppelschichten einteilen. Das heißt, es können an diesem Tag größere Schichtpausen zwischen den Schichten entstehen. Der Planungsalgorithmus bevorzugt dabei die geringstmögliche Anzahl an Doppelschichten.

Spalte „Nachtarbeit“

Es handelt sich um einen Nachtarbeitnehmer. Der Mitarbeiter leistet entweder mindestens 48 Tage im Kalenderjahr Nachtarbeit oder regelmäßig Nachtarbeit in Wechselschicht.

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Bedienungshilfe

In MiaPlan selbst kann eine Kurzeinführung über das obere Hilfe-Menü unter „Einführung Automatische Planung öffnen…“ gestartet werden.

Planungsalgorithmus

Der Planungsalgorithmus berücksichtigt die Kriterien des Plans in der folgenden Art und Weise

Harte Bedingungen

Harte Bedingungen werden vom Planungsalgorithmus zwingend erfüllt. Ist eine der Bedinungen logisch nicht erfüllbar, erscheint eine Fehlermeldung die in den meisten Fällen dabei hilft, den logischen Fehler in den Bedingungen aufzudecken. Harte Bedingungen sind

• Anzahl der zu planenden Mitarbeiter
• Anzahl der zu planenden Arbeitstage
• Geschäftszeiten
• Vorgaben Verbindlich (V), Ausgeschlossen (A), Urlaub (U), Feiertag (F), Lehrgang (L), Krank (K)
• Minimale und maximale Arbeitszeiten
• Minimale Personalbedarfe, die sich aus den Arbeitszeiten der Arbeitsbereiche ergeben
• Mitarbeiter, denen ein Schichtsystem zugeordnet wurde, werden direkt anhand ihres Systems eingeplant

Weiche Bedingungen

Weiche Bedingungen werden vom Planungsalgorithmus berücksichtigt, aber nur dann voll erfüllt, wenn sie keine harten Bedingungen (s.o.) verletzen und wenn ihre Priorität gegenüber anderen weichen Bedingungen höher ist. Weiche Bedingungen in absteigender Priorität sind

• Arbeitsstunden im Planungszeitraum
• Maximale Anzahl der Doppelschichten pro Tag (Spalte „Max. DS / Pl.“)
• Reguläre Arbeitszeit pro Wochentag (Spalten „h / Mo“, „h / Di“, …)
• Minimierung der gleichzeitig anwesenden Mitarbeiter

Planungslauf starten

Nachdem die Mitarbeiter angelegt und deren Arbeitsstunden gepflegt wurden und die Vorgaben in der Plantafel festgelegt wurden, kann in dieser der Planungslauf gestartet werden. Rechts neben dem Fortschrittsbalken gibt es ein „Score“-Feld, in dem die Güte der aktuellen Lösung des Planungsalgorithmus abgelesen werden kann. Je größer der Score (je näher Null), desto näher liegt die aktuelle Lösung an der Optimallösung. Diese wird aber i.d.R. (je nach Problemstellung) nie erreicht, was kein Problem darstellt, denn ein annähernd optimaler Plan ist meist hinreichend.
Nachdem der Planungslauf abgeschlossen ist, kann er wie gewohnt manuell weiter bearbeitet werden.

Reguläre Arbeitszeit pro Wochentag (Spalten „h / Mo“, „h / Di“, …)

Da der Planungsalgorithmus die reguläre Arbeitszeit pro Wochentag nur unter bestimmten Vorraussetzungen exakt einhält, kann es passieren, dass ein Arbeiter an einem Tag seine reguläre Arbeitszeit deutlich unter-oder überschreitet (per Standard sind +-50% möglich). Falls dies nicht akzeptabel ist, kann in den Einstellungen die Option „Min/Max Arbeitszeit änderbar“ gesetzt werden. Details finden sich in der verlinkten Dokumentation.

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