Bedienungshilfe

In MiaPlan selbst kann eine Kurzeinführung über das obere Hilfe-Menü unter „Einführung Automatische Planung öffnen…“ gestartet werden.

Planungsalgorithmus

Der Planungsalgorithmus berücksichtigt die Kriterien des Plans in der folgenden Art und Weise

Harte Bedingungen

Harte Bedingungen werden vom Planungsalgorithmus zwingend erfüllt. Ist eine der Bedinungen logisch nicht erfüllbar, erscheint eine Fehlermeldung die in den meisten Fällen dabei hilft, den logischen Fehler in den Bedingungen aufzudecken. Harte Bedingungen sind

• Anzahl der zu planenden Mitarbeiter
• Anzahl der zu planenden Arbeitstage
• Geschäftszeiten
• Vorgaben Verbindlich (V), Ausgeschlossen (A), Urlaub (U), Feiertag (F), Lehrgang (L), Krank (K)
• Minimale und maximale Arbeitszeiten
• Minimale Personalbedarfe, die sich aus den Arbeitszeiten der Arbeitsbereiche ergeben
• Mitarbeiter, denen ein Schichtsystem zugeordnet wurde, werden direkt anhand ihres Systems eingeplant

Weiche Bedingungen

Weiche Bedingungen werden vom Planungsalgorithmus berücksichtigt, aber nur dann voll erfüllt, wenn sie keine harten Bedingungen (s.o.) verletzen und wenn ihre Priorität gegenüber anderen weichen Bedingungen höher ist. Weiche Bedingungen in absteigender Priorität sind

• Arbeitsstunden im Planungszeitraum
• Maximale Anzahl der Doppelschichten pro Tag (Spalte „Max. DS / Pl.“)
• Reguläre Arbeitszeit pro Wochentag (Spalten „h / Mo“, „h / Di“, …)
• Minimierung der gleichzeitig anwesenden Mitarbeiter

Planungslauf starten

Nachdem die Mitarbeiter angelegt und deren Arbeitsstunden gepflegt wurden und die Vorgaben in der Plantafel festgelegt wurden, kann in dieser der Planungslauf gestartet werden. Rechts neben dem Fortschrittsbalken gibt es ein „Score“-Feld, in dem die Güte der aktuellen Lösung des Planungsalgorithmus abgelesen werden kann. Je größer der Score (je näher Null), desto näher liegt die aktuelle Lösung an der Optimallösung. Diese wird aber i.d.R. (je nach Problemstellung) nie erreicht, was kein Problem darstellt, denn ein annähernd optimaler Plan ist meist hinreichend.
Nachdem der Planungslauf abgeschlossen ist, kann er wie gewohnt manuell weiter bearbeitet werden.

Reguläre Arbeitszeit pro Wochentag (Spalten „h / Mo“, „h / Di“, …)

Da der Planungsalgorithmus die reguläre Arbeitszeit pro Wochentag nur unter bestimmten Vorraussetzungen exakt einhält, kann es passieren, dass ein Arbeiter an einem Tag seine reguläre Arbeitszeit deutlich unter-oder überschreitet (per Standard sind +-50% möglich). Falls dies nicht akzeptabel ist, kann in den Einstellungen die Option „Min/Max Arbeitszeit änderbar“ gesetzt werden. Details finden sich in der verlinkten Dokumentation.

Der Beitrag Automatische Planung der Arbeitsstunden aller Mitarbeiter erschien zuerst auf Leichte Dienstplanung - MiaPlan.

Arbeitszeit-Anrechnung

Voll: Jede halbe Stunde wird voll auf die Arbeitszeit des Mitarbeiters¹ angerechnet.

Anteilig: Dem Mitarbeiter wird seine durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit² angerechnet, solange der gesamte Arbeitstag mit dieser Vorgabe belegt wurde. Beispiel: Die durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit des Mitarbeiters beträgt 6 Stunden. Er nimmt einen halben Tag Urlaub, d.h. bei Geschäftszeiten von 9:00 bis 19:00 Uhr sind 5 Stunden dieses Tages mit „U“ zu füllen. Dann werden ihm insgesamt 0,5 * 6h = 3 Arbeitsstunden angerechnet.

Geplant (G)

In diesem Arbeitszeit-Bereich ist der Mitarbeiter fest eingeplant. Jede halbe Stunde wird voll auf seine Arbeitszeit angerechnet. Mit Hilfe des Farbauswahl-Knopfes kann eine Farbe für jede Vorgabe festgelegt werden. Die Geplant-Vorgabe ist die Einzige, die gemeinsam mit einer anderen Vorgabe (Verbindlich [V], Wunsch [W], s.u.) gesetzt werden kann.

Urlaub (U)

In diesem Arbeitszeit-Bereich hat der Mitarbeiter Urlaub. Wird ein kompletter Tag Urlaub festgelegt (Von der Betriebsöffnung bis zur Schließung), wird dem Mitarbeiter seine durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit³ angerechnet. Wird nur ein Teil des Tages als Urlaub festgelegt, wird seine durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit anteilig angerechnet.
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet 156h im Monat. Daraus folgt eine wöchentliche Arbeitszeit von 35,86h (156h / 4,35). Bei 6 Arbeitstagen pro Woche ergibt sich eine durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit von 5,98h (156h / 4,35 / 6). Intern rundet MiaPlan dabei nicht, sodass bei mehreren Urlaubstagen immer der genaue Wert von 5,977011494252874 addiert wird.

Feiertag (F)

In diesem Arbeitszeit-Bereich liegt ein Feiertag. Dem Mitarbeiter wird seine durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit (siehe Urlaub) angerechnet.

Lehrgang (L)

In diesem Arbeitszeit-Bereich hat der Mitarbeiter einen Lehrgang. Jede halbe Stunde, die als Lehrgang festgelegt wird, wird ihm voll angerechnet.

Krank (K)

In diesem Arbeitszeit-Bereich ist der Mitarbeiter krank. Jede halbe Stunde, die als krank festgelegt wird, wird ihm voll angerechnet.

Löschen

Entfernt eine beliebige Vorgabe.

Vorgaben für die Automatische Planung

Bestimmte Vorgaben sind nur für die Automatische Planung relevant:

Verbindlich (V)

Die Automatische Planung plant den Mitarbeiter in diesem Arbeitszeit-Bereich zwingend ein.

Wunsch (W)

Die Automatische Planung plant den Mitarbeiter in diesem Arbeitszeit-Bereich ein, insofern dies mit den anderen, harten Bedingungen des Plans vereinbar ist und sich dadurch der Gesamt-Score verbessert⁴.

Ausgeschlossen (A)

Die Automatische Planung plant den Mitarbeiter in diesem Arbeitszeit-Bereich in keinem Fall ein. Falls die automatische Planung nicht genutzt wird, kann diese Vorgabe genutzt werden, um Arbeitsstunden zu markieren, an denen ein Mitarbeiter nicht geplant werden soll.

Die Vorgabe Ausgeschlossen wird außerdem verwendet, um an Tagen mit kürzerer Arbeitszeit diejenigen Zeitbereiche zu markieren, die nicht beplant werden sollen. Dies tritt beispielsweise auf, wenn in den Geschäftszeiten das Tagesende für alle Tage (bis auf einen) auf 20 Uhr festgelegt wird, aber am Mittwoch nur bis 19 Uhr gearbeitet wird. Der Bereich zwischen 19 und 20 Uhr am Mittwoch wird dann mit der Vorgabe A vorbelegt.

Fußnoten

^*1 Durchschnittliche, tägliche Arbeitszeit = (Wöchentliche Arbeitsstunden^*2) / (Anzahl wöchentliche Arbeitstage)
^*2 Wöchentliche Arbeitsstunden = (Monatliche Arbeitsstunden) / 4,35^*3
*3 Divisor nach Lohnsteuerrichtlinie
^*4 Der Score spiegelt die Güte des Automatischen Plans wider. Die Erfüllung eines Wunsches wird im Gesamt-Scoring belohnt

Der Beitrag Vorgaben zur Planung eines Arbeitszeit-Bereichs erschien zuerst auf Leichte Dienstplanung - MiaPlan.

Bedienungshilfe

In MiaPlan selbst kann eine Kurzeinführung zur Bedienung der Plantafel über das obere Hilfe-Menü unter „Kurzeinführung öffnen…“ gestartet werden.

Vorgaben

Ein Mitarbeiter wird durch Ziehen bei gedrückter linker Maustaste auf den freien Arbeitszeit-Slots eingeplant. Der Bereich geplanter Slots erscheint dabei in der Farbe, die rechts neben der Vorgabe-Auswahlbox ausgewählt wurde. Alternativ können Sie auch mit Uhrzeiten planen (siehe Uhrzeiten Kontrollkästchen weiter unten). Falls eine Schicht oder ein Schichtsystem aus dem oberen Bereich der Plantafel mit der Maus auf die Plantafel gezogen wird, wird der Zeitbereich der Schicht zum Einplanen des Mitarbeiters herangezogen. Außerdem wird die für die Schicht festgelegte Farbe zur Markierung des Zeitbereichs verwendet. Über die Vorgaben-Auswahlbox oben links können neben der Geplant-Vorgabe (G) verschiedene andere Vorgaben (wie z.B. Urlaub, Feiertag, …) eingestellt und für den jeweiligen Mitarbeiter festgelegt werden. Details zu den Vorgaben finden sich in der Vorgaben-Dokumentation.

Farbe für die Geplant-Vorgabe

Die farbige Schaltfäche neben dem Vorgabe-knopf legt die Farbe fest, mit der die Vorgabe „Geplant“ im Plan dargestellt wird. Die Farbe ist auch im PDF-Export sichtbar, sofern im Reiter „Einstellungen“ die Option „Kolorierte Zeiten im PDF-Export“ aktiviert ist. Mit Hilfe der Fabe können unterschiedliche Schicht-Arten visuell voneinander getrennt werden. Dies ist z.B. nützlich, um Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten innerhalb eines Plans zu terminieren.

Plantafel zurücksetzen

Mit Hilfe des Knopfes „Plantafel zurücksetzen“ können sämtliche Vorgaben entfernt werden. Die Plantafel befindet sich dann wieder im ursprünglichen Zustand.

Ansicht

Plan PDF Export

Dieser Knopf exportiert die aktuelle Plandatei als PDF und bietet diese zum Download an.

Uhrzeiten

Mit dem Kontrollkästchen „Uhrzeiten“ lassen sich zwei verschiedene Ansichten der Plantafel umschalten:

Balken-Modus

Der Balken-Modus stellt die geplanten Zeiten der Mitarbeiter als Zeit-Balken dar. Diese Darstellung kann hilfreich sein, um die parallele Planung mehrerer Mitarbeiter an einem Tag auf einen Blick zu erfassen. Wird die Maus schwebend über einem Balken gehalten, erscheint ein Tooltip mit den Geplant-Uhrzeiten. Durch Ziehen mit der Maus (oder dem Finger auf Tablets) über freie Slots in der Plantafel können Mitarbeiter geplant werden. Das Löschen erfolgt durch Auswahl der „Löschen“-Vorgabe und Ziehen über die zu löschenden Zeit-Slots.

Uhrzeiten-Modus

Der Uhrzeiten-Modus ist die klassische Art der Zeitdarstellung. Dabei wird die Arbeitszeit mit zwei Zeit-Eingabefeldern „Beginn“ bis „Ende“ festgelegt. Mit dem „+“-Knopf können neue Zeiten angelegt werden. Ebenso wie im Balken-Modus ist die Auswahl der Vorgabe maßgeblich, um z.B. Urlaub einzuplanen. Vorgaben können auf drei Arten gelöscht werden: Durch Drücken der Entfernen-Taste, durch Auswahl der „Löschen“-Vorgabe und selektieren der zu löschenden Zeit, oder durch Rechtsklick auf eine Uhrzeit.

Schichten

Im Bereich „Schichten“ werden alle Schichten angezeigt, die im Reiter „Betrieb“ festgelegt wurden. Diese können mit der Maus oder dem Finger per Drag&Drop auf die Plantafel gezogen werden (Drücken der linken Maustaste und festhalten, danach auf die Plantafel ziehen und loslassen).

Außerdem befindet sich vor der Kommentar-Spalte eine Spalte mit Kontrollkästchen für jeden Tag und jeden Mitarbeiter. Werden diese aktiviert, wird beim Fallenlassen einer Schicht diese auf alle Zeilen angewendet, deren Kontrollkästchen aktiviert sind.

Automatische Planung

Im Bereich „Automatische Planung“ sind drei Schaltflächen verfügbar. Starten startet die automatische Planung. Hierbei werden Geplant-Vorgaben so verteilt (Mitarbeiter eingeplant), dass ihre täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden (siehe Reiter „Betrieb“) eingehalten werden. Am Ende werden außerdem die Arbeitsbereiche automatisch zugeteilt. Beenden unterbricht die automatische Planung und behält die bis dahin gefundene Lösung bei. Arbeitsbereiche zuteilen teilt jedem Mitarbeiter entsprechend seiner Qualifikationen (siehe Reiter „Betrieb„) automatisch einen Arbeitsbereich zu. Dafür muss der Mitarbeiter vorher eingeplant werden (Vorgabe: z.B. Geplant).

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