Option Gesetzliche Pausenzeiten

Beachtet gesetzliche Pausenzeiten

Deutschland: 30 Minuten Pause ab mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit und 45 Minuten Pause bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit pro Tag

Österreich: 30 Minuten Pause ab mehr als 6 Stunden Arbeitszeit pro Tag

Schweiz: 15 Minuten Pause ab mehr als 5,5 Stunden Arbeitszeit, 30 Minuten Pause ab mehr als 7 Stunden Arbeitszeit und 60 Minuten Pause bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit pro Tag

Die folgenden Änderungen ergeben sich bei aktivierter Checkbox:

In der Plantafel sind bei „Geplant“-Vorgaben (Grüne Balken) die Pausenzeiten inbegriffen und werden gesondert in der Spalte „Pause (h)“ ausgezeichnet. In der Statistik sind „Ist (h)“ und „Differenz (h)“ exklusive Pausenzeiten ausgezeichnet.

Falls die Automatische Planung aktiv ist, ergeben sich außerdem folgende Änderungen:

Abhängig von den Arbeitsstunden pro Tag (Z.B. Spalten „- h / Mo +“ im Reiter „Betrieb„) werden bei der Übergabe an den Planungsalgorithmus 0, 30 bzw. 45 Minuten auf die reguläre Arbeitszeit, sowie die minimale und maximale Arbeitszeit (+/-) addiert, je nachdem, ob 6 oder 9 Arbeitsstunden überschritten werden. Das heißt, beträgt die tatsächliche Arbeitszeit ohne Pause am Montag beispielsweise minimal 4; regulär 6 und maximal 7 Stunden, dann werden in diesen Spalten am Montag „4; 6; 7,5“ Stunden addiert.

Für die Arbeitszeit im Planungszeitraum (Spalte „Stunden im Planungszeitr.“) werden bei der Übergabe an den Planungsalgorithmus alle Pausenzeiten auf die Arbeitszeit addiert, die sich aus den Regelarbeitszeiten pro Tag (Z.B. Spalte „h / Mo“, siehe vorheriger Punkt) ergeben. Das heißt, umfasst der Planungszeitraum Montag, den 6.1.2020 mit 6 Regelarbeitsstunden und Dienstag, den 7.1.2020 mit 7 Regelarbeitsstunden, dann werden 6h + 7h + 0,5h = 13,5 Stunden im Planungszeitraum übergeben.

Option Kolorierte Zeiten im PDF-Export

Aktiviert farbige Geplant-Zeiten in allen PDF-Exports.

Wochenfaktor

Wochenfaktor zur Bestimmung der Soll-Arbeitsstunden pro Woche. Er gleicht der durchschnittlichen Anzahl Wochen, die ein Jahr üblicherweise hat. Gängige Werte sind 4,33 oder 4,35, wobei letzterer Wert Schaltjahre berücksichtigt und daher zu bevorzugen ist. Der Wert 4,35 findet außerdem in der Lohnsteuerrichtlinie Anwendung.

Nachtarbeit

Legt fest, innerhalb welcher Uhrzeiten Nachtarbeit als solche zählt. Angenommen es wird 23:00 Uhr bis 06:00 Uhr festgelegt und der Mitarbeiter leistet von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr seine Arbeit. Dann wird ihm 1 Stunde innerhalb 22:00 Uhr bis 00:00 Uhr angerechnet und 6 Stunden innerhalb 0:00 Uhr bis 06:00 Uhr, abzüglich einer halben Stunde Pause. Insgesamt werden dem Mitarbeiter also 6,5 Stunden Nachtarbeit angerechnet.

Achtung: Damit Nachtarbeit angerechnet wird, muss für den Mitarbeiter im Reiter „Betrieb“ die Spalte „Nachtarbeit“ aktiviert sein.

Bereitschaftsdienste

Diese Einstellungen beeinflussen die Spalte „Bereitschaftsdienst (%)“ im Reiter „Statistik“. Hier kann festgelegt werden, mit wieviel Prozent in Bezug auf die Arbeitsstunden Bereitschaftsdienste vergütet werden (Faktorisierung). Standardmäßig werden Bereitschaftsdienste mit 15% der geleisteten Stunden angerechnet. Ab 8 Diensten innerhalb des Planungszeitraumes gelten 25%. Im Falle von Bereitschaftsdiensten wird ein Nachtzuschlag zu 15% vergütet, d.h. nur 15 Prozent der Nachtarbeits-Stunden werden angerechnet.  Dies beeinflusst die Spalte „Nachtarbeit (%)“ im Reiter „Statistik“. Achtung: Dies gilt nur, wenn der Mitarbeiter in einem Monat tatsächlich Bereitschaftsdienste leistet. Ansonsten wird Nachtarbeit wie üblich mit 100% angerechnet.
Sämtliche Standardwerte können angepasst werden.

Automatische Planung

Option Automatische Planung

Stellt verschiedene Elemente in der grafischen Benutzeroberfläche zur Verfügung, die für die Automatische Planung benötigt werden.

Option Min/Max Arbeitszeit änderbar

Ist diese Checkbox aktiviert, sind die minimalen und maximalen (+ / -) regulären Arbeitszeiten pro Wochentag im Reiter „Betrieb“ durch den Nutzer editierbar. Diese erscheinen als neue Spalten in der Tabelle der Mitarbeiter mit den Überschriften „-“ für minimal und „+“ für maximal.
Ist die Option deaktiviert, werden die minimalen und maximalen (+ / -) regulären Arbeitszeiten pro Wochentag automatisch bei der Eingabe bestimmt.

Datensicherheit

Option Verschlüsselte Plan-Dateien

Ist diese Checkbox aktiviert, werden die Personalplanungs-Dateien auf dem MiaPlan-Server mit Hilfe von AES-CBC 256 und des Nutzerpasswortes verschlüsselt. Ein Angreifer, der Zugriff zum Server erlangt, kann dann nur noch mit erheblichem Aufwand auf die Pläne zugreifen.

Achtung

Ist die Option aktiviert, können im Falle eines Passwortverlustes die Pläne nicht wiederhergestellt werden! Sie sind dann unwiederbringlich verloren. Eine nachträgliche Verschlüsselung bereits gespeicherter Plan-Dateien erfolgt nicht. Sollen diese ebenfalls verschlüsselt werden, muss jede Datei einzeln geöffnet und wieder gespeichert werden.

Darstellung

Schriftgröße der Plantafeln

Schriftgröße der horizontalen und vertikalen Kopfzeilen der Plantafel.

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Bedienungshilfe

In MiaPlan selbst kann eine Kurzeinführung zur Bedienung der Plantafel über das obere Hilfe-Menü unter „Kurzeinführung öffnen…“ gestartet werden.

Vorgaben

Ein Mitarbeiter wird durch Ziehen bei gedrückter linker Maustaste auf den freien Arbeitszeit-Slots eingeplant. Der Bereich geplanter Slots erscheint dabei in der Farbe, die rechts neben der Vorgabe-Auswahlbox ausgewählt wurde. Alternativ können Sie auch mit Uhrzeiten planen (siehe Uhrzeiten Kontrollkästchen weiter unten). Falls eine Schicht oder ein Schichtsystem aus dem oberen Bereich der Plantafel mit der Maus auf die Plantafel gezogen wird, wird der Zeitbereich der Schicht zum Einplanen des Mitarbeiters herangezogen. Außerdem wird die für die Schicht festgelegte Farbe zur Markierung des Zeitbereichs verwendet. Über die Vorgaben-Auswahlbox oben links können neben der Geplant-Vorgabe (G) verschiedene andere Vorgaben (wie z.B. Urlaub, Feiertag, …) eingestellt und für den jeweiligen Mitarbeiter festgelegt werden. Details zu den Vorgaben finden sich in der Vorgaben-Dokumentation.

Farbe für die Geplant-Vorgabe

Die farbige Schaltfäche neben dem Vorgabe-knopf legt die Farbe fest, mit der die Vorgabe „Geplant“ im Plan dargestellt wird. Die Farbe ist auch im PDF-Export sichtbar, sofern im Reiter „Einstellungen“ die Option „Kolorierte Zeiten im PDF-Export“ aktiviert ist. Mit Hilfe der Fabe können unterschiedliche Schicht-Arten visuell voneinander getrennt werden. Dies ist z.B. nützlich, um Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten innerhalb eines Plans zu terminieren.

Plantafel zurücksetzen

Mit Hilfe des Knopfes „Plantafel zurücksetzen“ können sämtliche Vorgaben entfernt werden. Die Plantafel befindet sich dann wieder im ursprünglichen Zustand.

Ansicht

Plan PDF Export

Dieser Knopf exportiert die aktuelle Plandatei als PDF und bietet diese zum Download an.

Uhrzeiten

Mit dem Kontrollkästchen „Uhrzeiten“ lassen sich zwei verschiedene Ansichten der Plantafel umschalten:

Balken-Modus

Der Balken-Modus stellt die geplanten Zeiten der Mitarbeiter als Zeit-Balken dar. Diese Darstellung kann hilfreich sein, um die parallele Planung mehrerer Mitarbeiter an einem Tag auf einen Blick zu erfassen. Wird die Maus schwebend über einem Balken gehalten, erscheint ein Tooltip mit den Geplant-Uhrzeiten. Durch Ziehen mit der Maus (oder dem Finger auf Tablets) über freie Slots in der Plantafel können Mitarbeiter geplant werden. Das Löschen erfolgt durch Auswahl der „Löschen“-Vorgabe und Ziehen über die zu löschenden Zeit-Slots.

Uhrzeiten-Modus

Der Uhrzeiten-Modus ist die klassische Art der Zeitdarstellung. Dabei wird die Arbeitszeit mit zwei Zeit-Eingabefeldern „Beginn“ bis „Ende“ festgelegt. Mit dem „+“-Knopf können neue Zeiten angelegt werden. Ebenso wie im Balken-Modus ist die Auswahl der Vorgabe maßgeblich, um z.B. Urlaub einzuplanen. Vorgaben können auf drei Arten gelöscht werden: Durch Drücken der Entfernen-Taste, durch Auswahl der „Löschen“-Vorgabe und selektieren der zu löschenden Zeit, oder durch Rechtsklick auf eine Uhrzeit.

Schichten

Im Bereich „Schichten“ werden alle Schichten angezeigt, die im Reiter „Betrieb“ festgelegt wurden. Diese können mit der Maus oder dem Finger per Drag&Drop auf die Plantafel gezogen werden (Drücken der linken Maustaste und festhalten, danach auf die Plantafel ziehen und loslassen).

Außerdem befindet sich vor der Kommentar-Spalte eine Spalte mit Kontrollkästchen für jeden Tag und jeden Mitarbeiter. Werden diese aktiviert, wird beim Fallenlassen einer Schicht diese auf alle Zeilen angewendet, deren Kontrollkästchen aktiviert sind.

Automatische Planung

Im Bereich „Automatische Planung“ sind drei Schaltflächen verfügbar. Starten startet die automatische Planung. Hierbei werden Geplant-Vorgaben so verteilt (Mitarbeiter eingeplant), dass ihre täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden (siehe Reiter „Betrieb“) eingehalten werden. Am Ende werden außerdem die Arbeitsbereiche automatisch zugeteilt. Beenden unterbricht die automatische Planung und behält die bis dahin gefundene Lösung bei. Arbeitsbereiche zuteilen teilt jedem Mitarbeiter entsprechend seiner Qualifikationen (siehe Reiter „Betrieb„) automatisch einen Arbeitsbereich zu. Dafür muss der Mitarbeiter vorher eingeplant werden (Vorgabe: z.B. Geplant).

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