Hartgesottene erstellen ihren Dienstplan natürlich mit Papier und Bleistift. Bei 6 Mitarbeitern, 4,35 Wochen pro Monat und 6 Arbeitsstunden pro Tag ergeben sich knapp zehntausend Beistiftkreuze im Jahr, die für jede Arbeitsstunde zu setzen sind. Aber halt! Wir können das optimieren, indem wir Balken statt Kreuze malen, oder?

Zyklothymian / Pixabay

Oder wir setzen eine Software ein, deren Aufgabe es ist, uns diese Arbeit abzunehmen. MiaPlan erstellt einen Plan direkt nach der Eingabe

1. des Bundeslandes (um Feiertage auszufüllen)
2. des Planungszeitraums
3. der Mitarbeiter und
4. der Geschäftszeiten.

Automatische Planung statt Dienstplanung mit Excel

Auf Knopfdruck werden automatisch per Planungsalgorithmus die konkreten Arbeitszeiten der Mitarbeiter generiert und in den Plan gefüllt. Diese können dann bei Bedarf angepasst werden. Wer manuell planen möchte, kann dies natürlich tun. MiaPlan benötigt dafür kein starres Schicht-System, das vorher festgelegt werden müsste. Sondern die Arbeitszeiten sind flexibel halb-stündlich in der Plantafel planbar. Urlaub, Krankheit und Lehrgänge werden dabei genau so gehandhabt, wie die reguläre Arbeitszeit.

Super, noch eine Software, die meinen Dienstrechner zumüllt? In diesem Fall nicht, MiaPlan läuft ausschließlich im Web-Browser und ist damit oft auch für sehr strikte Unternehmensrichtlinien zulässig. Mal schnell den Dienstplan auf dem Tablet checken stellt also technisch kein Problem dar. Sämtliche Kommunikation vom Browser zum Server und zurück wird dabei verschlüsselt (HTTPS, das ist technischer Standard) und Nutzerdaten können mit dem Nutzerpasswort verschlüsselt werden, sodass auch der Server-Betreiber diese nicht einsehen kann (das ist eher kein Standard).

Wenn der Plan fertig ist, stellt sich die Frage: Wie gut ist er?

geralt / Pixabay

Die Güte-Kriterien des Plans sind über die Statistik einsehbar. Hier können die Soll-Arbeitsstunden mit den Ist-Stunden verglichen werden, Urlaub und freie Tage, also Tage an denen der Mitarbeiter nicht kommen soll, abgeglichen werden. Falls am Wochenende gearbeitet wird, steht unter „WE (T)“ die Anzahl der Wochenend-Tage an denen ein Mitarbeiter arbeitet.

Verteilen und Archivieren des Plans

swissmith / Pixabay

Der Plan ist fertig und entspricht unseren Ansprüchen. Wie kommt er zu den Mitarbeitern? In MiaPlan wird er als PDF-Datei exportiert und auf den Dienstrechner heruntergeladen. Von hier aus kann er abgespeichert, per E-Mail versendet, ausgedruckt und verteilt werden. Der Kopf des Dokuments enthält eine Signatur, die den Plan eindeutig identifiziert. Sollen besondere Informationen im Plan ergänzt werden, stehen dafür verschiedene Kommentarfelder bereit.

Der Beitrag Von der Dienstplanung mit Excel zum automatischen Dienstplan erschien zuerst auf Leichte Dienstplanung - MiaPlan.